Desde sua origem, o SPED promete
benefícios como a simplificação e o aumento da velocidade de processamento das
informações, melhorando, consequentemente, a qualidade e o acesso aos dados.
Embora pareça peça de ficção, este cenário é completamente possível em função
da usabilidade, isto é, a propriedade de ser fácil, no dia a dia, o manuseio
das informações disponíveis nos sistemas fiscais e contábeis.
Muitos gestores buscam por
soluções que apresentem essa desejável característica, comprovadamente capaz de
descomplicar processos de negócios e, com isso, proporcionar uma dinâmica
redobrada ao core business da empresa.
Entretanto, grande parte dos
gestores fiscais, que tem como missão garantir a segurança fiscal e a operação
legal da companhia, não está conseguindo mensurar o impacto dos ganhos de
produtividade, segurança fiscal e gerenciamento que a usabilidade pode trazer
aos sistemas empregados na área.
Na maioria das vezes, a
prioridade máxima ainda é operacionalizar o atendimento de uma obrigação,
deixando em segundo plano a análise de como simplificar e facilitar o uso da
interface do sistema. Ajustar-se a tamanha complexidade não pode depender de
adendos visando ‘garantir’ a continuidade da informação.
A segurança fiscal e operacional
da empresa passa, por exemplo, pela entrega das obrigações fiscais com
informações coerentes e corretas, registradas e apuradas, segundo as normas
vigentes. Ora, como garantir isso sem a compreensão do conteúdo disponibilizado
pelo sistema?
A usabilidade, portanto, melhora
a interação humano-sistema, gerando efetividade, eficiência e satisfação do
usuário durante o uso. Ela proporciona uma melhor compreensão e otimiza o
aproveitamento dessas informações, desde o nível operacional, como as retificações,
até o estratégico, como o planejamento da escolha de um fornecedor de
determinado estado.
A usabilidade pode promover uma
das coisas mais essenciais à área fiscal: a facilidade de reaproveitar a
informação em outros meios de apresentação. Além disso, simplifica tarefas
importantes no cotidiano da empresa, levando-a a gastar menos tempo e dinheiro,
o que possibilita apresentar um resultado final superior.
Ao gerar uma informação ou um
arquivo do SPED EFD-ICMS/IPI, que facilidade (ou usabilidade) podemos empregar?
O software tem que prover, mas o seu processo de importação está ok? Que
profissional acaba sendo alocado para isso? Quantas horas ele utiliza para
executar essa tarefa? Seus parâmetros estão configurados corretamente? Seu
processo de validação e geração do arquivo está conciso e coerente? Se ocorrer
algum erro, qual nível existe de rastreabilidade da informação?
São perguntas que muitos
analistas fiscais e gestores de setores de controladoria podem responder com
pouca ou nenhuma dificuldade. A partir daí, pergunto: seus sistemas fiscais
possuem um bom nível de usabilidade das informações do SPED? São dados concisos
e coerentes para qualquer projeto fiscal, seja ele uma entrega mensal, uma
apuração e até mesmo uma auditoria? Quais são as consequências disso para sua
empresa?
O SPED está avançando de maneira
cada vez mais rápida. E os seus sistemas, como estão evoluindo, afinal?
Por: Luiz Carlos Gewehr
Fonte: Jornal Contábil
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